Okul aile birliği yönetmeliğinin sorunları!

İş ve işlemlerin eksiksiz yürütülmesi, uygulama birliğinin sağlanması amacıyla, Yönetmeliğin bazı maddelerine ait (Yönetmelik maddesinde tereddüt olması halinde) uyulması gereken usul ve esaslar aşağıya çıkarılmıştır. (Ankara MEM)

AÇIKLAMALAR:

1-Yönetmeliğin 9. maddesine göre yapılan, genel kurul çalışmaları ve duyurulan okulların açıldığı, Eylül ayından itibaren başlayacak ve Ekim ayında sonlandırılacaktır.

2-Genel kurulda çoğunluk sağlanamadığı durumlarda en geç 30 (otuz) gün içinde çoğunluk aranmaksızın toplantı yapılır ve kararlar katılanların oy çokluğu ile alınır. Her ne kadar yönetmelikte belirtilmedi ise de bu toplantıya yönetim-denetim kurulu asil ve yedek üye sayısından bir fazla velinin katılımı sağlanmalıdır, (en az 17 veli)

3-Denetleme kuruluna 2 asil-2 yedek öğretmen sene başı Eylül ayında yapılan öğretmenler kurulunda seçilecektir.

4-Yönetmeliğin 14. maddesinin 4. bendine göre, denetleme kurulu yılda en az iki defa yönetim kurulunun faaliyetlerini inceler. Denetleme kurulu denetlemesini yaparken, idari ve mali yönden denetleyerek görüş ve önerilerini rapor halinde yönetim kuruluna sunar.

5-Yönetmeliğin 23. maddesinin (a) bendine göre, genel kurul tutanakları divanca yazılarak imzalanacak ve genel kurul duyuruları, imza sirküleri, genel kurula ait her türlü bilgi-belge bir dosyada muhafaza edilecektir.

6-Yönetim Kurulu karar defteri notere tasdik ettirilecek ve okulda muhafaza edilecektir. Diğer defterler ve gelir-gider makbuzları İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerince tasdiklenerek, Gelir-gider makbuzlarının kaç koçan olduğu karar defterine kayıt edilecektir.

Genel Kurulda; önceki genel kuruldan bu genel kurul arasındaki gelir-gider, alacak-borç, banka hesabı ve maliye ile ilgili tüm işlemler okunarak ibra edilecektir.

7-Yönetim Kurulu toplantıları gündem belirlenerek, kimin başkanlığında, nerede, hangi tarihte ve saatte kimlerin katılımı ile yapıldığı yazılacak, alınan kararlar yönetim kurulunca imzalandıktan sonra uygulamaya konulacaktır.

8-Alınan karar doğrultusunda yapılacak olan işin, alınacak malzemenin veya hizmetin değerine bakılmaksızın en az üç kişilik bir komisyon kurularak (Okul Aile Birliği Üyelerinden) satın alma işlemi gerçekleştirilecektir.

9-Aylık yönetim kurulu toplantısında çıkan aya ait gelir-gider, alacak-verecek her türlü bilgi karar defterine yazılacaktır.

10-Gelir ve giderler aylık olarak işletme defterine işlenecek, ayın sonunda banka ekstrası alınarak kontrol edilecek, okul veya kurumda toplanan her türlü gelir bankaya yatırılacaktır.(bağış, kurs, seminer, gezi, vb.)

11-Gelir- gider defterleri, her yıl 31 Aralık tarihi itibariyle yıllık gelir- gider, alacaklar, borçlar, faiz gelirleri ve bankadaki mevcut hesaplanarak kapatılacak ve yönetim kurulunca imzalanacaktır.

12-Birliğin Defterleri ücret karşılığı birilerine tutturulmayacak, aile birliği yönetim kurulu üyelerince tutulacaktır. Birliğe ait tüm defter, dosya ve belgeler okulda muhafaza edilecek hiçbir suretle okul dışına çıkarılmayacaktır. (Defter tutma konusunda isteyen okul aile birliği yöneticilerine bölüm personelimiz yardımcı olacaktır.)

13-Okul idareleri, birliğe yeri müsait ise bir oda tahsis edecek, değil ise en azından kilitlenebilir bir dolap verecektir. Evrakların muhafazasından okul aile birliği başkanı sorumludur.

14-Okul Aile Birliği Yönetmeliğinde her ne kadar hizmet alımında bir sınırlama yok ise de; Milli Eğitim Bakanlığı Temel Eğitim Genel Müdürlüğünün 26.01.2012 tarih ve 1463 sayılı yazında; “ 8 (sekiz) dersliğe 1 (bir) hizmetli olacak şekilde planlama yapılacaktır. “denildiğinden, okullardaki düzenleme söz konusu yazı emsal alınarak yapılacaktır.

15-Okul Aile Birliklerinden sekreter çalıştırılmayacak, ancak hizmet alımı yapılan personel asli görevini yaptıktan sonra, idare personeli diğer işlerde çalıştırabilecektir.

16-Hizmet alımı Kamu İhale Kurumunun ve diğer mevzuat hükümlerinin belirlemiş olduğu şartlar esas alınarak ihale yolu ile yapılacaktır.

17-Hizmet alımı ile çalıştırılan personelin ekonomik ve sosyal hakları, okul müdürlüğü ve Aile Birliğince takip edilecektir. Hizmet alımı ile çalıştırılan personelin her ne kadar özlük hakları, maaşları şirketler tarafından yerine getirilse de hukuken okul idarelerimiz ana işverendir, (iş hukukuna göre ) firmalar ise alt işverendir. Bu nedenle okul ve kurum idarecilerimiz firmalar aracılığıyla çalışan personelin haklarını takip etmekle mükelleftirler.

18-Okul gelir getirici faaliyetleri ( kermes, eğlence vb.) yılda bir defa yapabilir, iki ve daha fazla yapar ise gelir vergisi mükellefi sayılacaktır. (Maliye Bakanlığı Gelir Vergisi Kanunu Genel Tebliği Seri No:264) Ayrıca; bu tür gelirler Okul Aile Birliği yetkililerince kayıt altına alınarak aile birliğinin banka hesabına yatırılacaktır.

19-Muhammen Bedel Tespit Tutanakları ekte gönderilmiş olup, muhammen bedel yıllık tespit edilecek, tespit edilen bu miktar ise kantinci tarafından 8,5 (sekiz buçuk) ayda ödenecektir.

Ayrıca, okulda hafta sonu sınav, eğitim öğretim, kurs ve hafta içi ders saati dışında faaliyet var ise, muhammen bedel tespit edilirken göz önünde bulundurulacaktır.

Muhammen bedel tespitine katılacak olan Meslek Odasına ve mülk sahibi kim ise (Milli Emlak/Özel İdare) komisyon toplantı tarihi yazılı olarak bildirilecektir, katılmayanlar ise katılmadı diye yazılacaktır. Şerh düşen üye olur ise şerhinin gerekçesini açıklayacaktır.

20-İlçeler muhammen bedel tespiti yaparken, şartları aynı olan okulların muhammen bedel tespitlerinde fazla bir farklılığın olmamasına dikkat edeceklerdir.

Örnek: Keçiören-Etlik semtinde bulunan iki okulumuzun tip, model, öğrenci sayısı ve benzeri kriterleri aynı ise kantinin kira fiyatları birbirine yakın olacaktır.(Son iki yılda ihale edilenler örnek alınacaktır)

21-Her ne kadar yönetmelik ekinde yayımlanan kira sözleşmesinde yıl hanesi boş bırakılmış ise de; Müdürlüğümüzde yapılan toplantılarda ve bugüne kadar ilçelerimiz yöneticileri ve milli emlak temsilcileri ile yapılan görüşmelerde alınan sonuçlara göre sözleşmelerin 1 (bir) yıl olmasının uygun olacağı kanaatine varıldığından, kiralama sözleşmeleri 1 (bir) yıl üzerinden imzalanacak, işletmeci sözleşme şartlarını yerine getirir ise kira oranı ÜFE oranında artırılarak sözleşme 5 yıla kadar uzatılabilecektir. 5 (beş) yılın sonunda tekrar muhammen bedel tespit edilecektir.

22-Kantin ve benzeri yerler için alınacak olan elektrik ve su giderleri bedeli TL bazında belirlenmeyecek, elektrik kw, su metreküp, ısınma gideri TL olarak belirlenip 3 ‘er aylık dönemlerde Özel İdare/Milli Emlak’a işletici tarafından ödenecektir.

23-Birlikçe Özel İdare/Milli Emlak ile yapılan işletme hakkı sözleşme süresi dolanlar okul aile birliği kararı örneği ile Özel İdare/Milli Emlak başvuru yapıp işletmeyi 3. kişilere kiraya vermek üzere yeni Yetki Belgesi alacaklardır.

24-Aile Birliği gelirleri öncelikle bankaya yatırılacaktır. Bankaya yatırılamayan durumlarda bağışlar gelir makbuzu veya tefbis ile alınır. Alman bu gelirler 5 iş günü içerisinde birliğin banka hesabına yatırılır. (Tefbis ile alınan bağışlar için ayrıca gelir makbuzu kesilmez) Her ayın sonunda bankadan ekstra alınır gelir ve giderler işletme defterine işlenir. Defter yönetim kurulu üyelerince aylık imzalanır.

25-Harcamalar belge karşılığı yapılır, geçerli belgeler kasa fişi, fatura, birliğin gider makbuzu, (fatura ve fiş alınmayan durumlar için) Ödemeler birliğin banka hesabından alacaklının hesabına banka talimatı yolu ile yapılacaktır. Açık fatura alınmayacak, mecburen alınır ise, ödeme kasaya yapıldığı zaman kasa fişi, bankadan yapıldığı zaman dekont alınarak ilgili fatura kapatılacaktır.

26-Yönetmeliğin 20. maddenin 10. bendine göre Servis Araçlarının kiralanması için oluşturulacak komisyon, Ağustos ayından itibaren, çalışmalarına başlayacak ve okulların açılmasına 1 hafta kala sonuçlandırılıp ilan edilecektir.

27-Okul ve kumrularımızın spor salonları, çok amaçlı salonları ve benzeri yerler okul ihtiyaçları dışında komşu okullar ile kamu kurum ve kuruluşları ücretsiz olarak kullanabileceklerdir. (Okullar Hayat Olsun Projesi) Bu birimlerin temizliği, güvenliği ve verilen zararlardan kullananlar sorumludur. Bu birimler kurum ve okulların kullanım ihtiyaçlarının dışında muhammen bedel tespit edilerek eğitim öğretim saatleri dışında ( saatlik, günlük ve haftalık) sözleşme yapılarak kiraya verilebilecektir. Elektrik, su ve ısınma giderleri ayrıca alınacaktır. Bu tür yerlerde saat 24.00 den sonra çalışma yapılmayacaktır.

28-İhale edildiği halde kiraya verilemeyen kantin ve benzeri yerlere aynı usul ile otomat cihazı konulabilecektir.

29-Yönetmeliğin 15. maddesinin 2. fıkrasında belirtilen “Birlikler, velileri hiçbir surette bağış yapmaya zorlayamaz, okul kayıt döneminde bağış ve yardım toplayamaz. Ayrıca Bakanlık tarafından yürütülen proje ve yapılan protokoller kapsamında okul ve kurumlarda yapılacak faaliyetlerden ücret talep edilemez.” hükmüne kesinlikle uyulması gerekmektedir.

30-Yönetmeliğin yürürlüğe girmiş olduğu 9 Şubat 2012 tarihinden itibaren ve MEB Strateji Geliştirme Başkanlığının 14.02.2012 tarih ve 1007 sayılı talimatı gereği Okul Aile Birliği Yönetim Kurulu 5 (beş) veli, Denetleme Kurulu ise 2 (iki) öğretmen 1 (bir) veli ile yeni genel kurula kadar görevine devam edeceklerdir.